Ha previsto tutto - o meglio ha previsto tutto quanto prevedibile - la Segreteria generale del Sinodo dei vescovi per rendere il più agevole possibile il soggiorno dei Padri Sinodali a Roma e nella Città del Vaticano, e per semplificare il lavoro dell'Assemblea generale. Una mole di lavoro imponente, che si è sviluppata in tanti e diversificati settori, già molto tempo prima che iniziasse la prima congregazione generale in aula. L'Osservatore Romano ha seguito passo passo l'iter preparatorio, pubblicando notizie e interviste periodiche con il segretario generale. Meno conosciuto è invece il lavoro che è seguito alla fissazione della data di svolgimento. È il momento in cui si avvia il motore che assicura il buon funzionamento di ogni pur piccolo ingranaggio. È infatti la Segreteria generale - guidata dall'arcivescovo Nikola Eterovic, coadiuvato dal sottosegretario mons. Paolo Frezza, e con la fattiva collaborazione dei monsignori John Anthony Abruzzese ed Etienne Brocard, minutanti, e di mons. Daniel Emilio Estivill, addetto di segreteria, dei reverendi Zvonimir Sersic e Ivan Ambrogio Samus e della signora Paola Toppano Volterra - che si incarica innanzitutto dei viaggi dei Padri Sinodali verso Roma, del loro alloggio, dei mezzi di trasporto per raggiungere quotidianamente l'aula del Sinodo, del loro rientro. Per i presuli che hanno meno disponibilità è previsto anche il pagamento diretto di tutte le spese relative. C'è poi da seguire la Floreria per la sistemazione dell'Aula, e di tutti gli altri luoghi limitrofi, nei quali si svolgono le diverse attività sinodali; con i tecnici della Radio Vaticana si deve verificare l'impianto audio; con i servizi tecnici del Governatorato è necessario predisporre il sistema elettronico di rilevazione delle presenze e di votazione, nonché il collegamento con la sezione della traduzione simultanea e la diffusione delle immagini sui monitor della sala. Con un piccolo stuolo di assistenti - trentadue giovani sacerdoti, in questa occasione prevalentemente africani - si provvede all'assistenza dei Padri in Aula: distribuzione delle relazioni, dei documenti e di quant'altro necessario in ogni momento dell'assemblea, pronta disponibilità per le diverse esigenze dei sinodali. Le stanze riservate alla segreteria brulicano, in ogni momento della giornata, di persone indaffarate. Per avere un'idea di quello che avviene in questi locali basti pensare alla produzione quotidiana di materiale informatico, ma soprattutto cartaceo, realizzato attraverso un certosino lavoro di controllo e distribuzione di quanto viene dai Padri e ai Padri torna sotto forma di documento. Tanto per fare un esempio, per fornire all'Assemblea una bozza in quattro lingue del Nuntius e poterne così discutere in aula, si è lavorato sino alle due del mattino dello stesso giorno in cui è stato presentato e per dare alle stampe l'elenco provvisorio delle Propositiones si è lavorato addirittura sino alle quattro del mattino. Tutto il materiale elaborato viene poi trasmesso al Centro stampa per la diffusione. Discorso a parte merita l'organizzazione a latere, cioè la messa a punto di una serie di servizi utili per i Padri Sinodali. Intanto al primo piano dell'Aula è stata allestita una cappella dove è custodito il Santissimo Sacramento. Sullo stesso piano è disposto un servizio di primo soccorso, dove è sempre possibile trovare un medico e un infermiere. I medici non sono però autorizzati a prescrivere medicinali. Possono farlo solo in casi di urgenza e di grave necessità. Così ai Padri che seguono terapie farmacologiche durature, la segreteria consiglia di provvedere a farne scorta prima dell'inizio dei lavori. L'atrio del complesso - che comprende, oltre all'Aula sinodale, quella per le udienze generali - è trasformato in una sorta di centro servizi. Ci sono sportelli postali, bancari, turistici, un casellario personale, una libreria, una postazione internet, un ufficio propaganda della Radio Vaticana, punti vendita di fotografie, tra i quali spicca quello del servizio fotografico de L'Osservatore Romano, affiancato da un tavolo dove ritirare copie gratuite del giornale, un servizio ristoro e persino una mostra di opere di artisti africani. E, a giudicare dalle frequentazioni, si tratta di servizi molto graditi ai Padri Sinodali. Lo sportello postale è naturalmente un servizio delle Poste Vaticane. Si possono svolgere tutte le normali funzioni generalmente eseguibili in un ufficio simile, "tranne - spiega l'impiegato di turno - la movimentazione di denaro". L'operazione più richiesta è la spedizione di raccomandate "perché - spiega ancora l'impiegato - nei Paesi africani se si vuole avere sempre la possibilità di rintracciare la corrispondenza, è necessario servirsi del sistema di posta raccomandata". Anche nei due sportelli aperti dall'Istituto per le opere di religione, è possibile espletare qualsiasi operazione bancaria: dal cambio, al deposito, al prelevamento, al bonifico e quant'altro. E, per i Padri sSinodali, non è neppure necessario aver aperto un conto. Stesso discorso per la succursale della Peregrinatio ad Petri sedem dove i sinodali possono cambiare prenotazioni, farne di nuove, stabilire itinerari e chiedere servizi di trasporto per la città. Al punto vendita della Libreria Editrice Vaticana (Lev) sono stati venduti sino a oggi oltre quattrocento titoli per un totale di 1.500 copie. Il volume più venduto - a parte quattrocento copie della Bibbia acquistate, a prezzo di favore, da un delegato fraterno ortodosso - è un libro sul secondo Sinodo africano di fronte alle sfide socio-economiche del continente, di Joseph Ndi-Okalla. Molte anche le copie vendute dell'Annuario pontificio. I titoli di altre edizioni sono venduti con il 20 per cento di sconto, quelli della Lev con il 40 per cento. Mario Ponzi, L'Osservatore Romano